Durant deux jours, les directeurs de département, sous le Contrôle de Directeur Général de la SAZOF, ont pris part aux travaux de restitution du Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables élaboré par le Cabinet Audit Expertise Comptable (AEC). Le manuel de procédures soumis à validation est un outil de gestion conforme aux usages administratifs, comptables et financiers admis dans les activités de la Société Administrative de la Zone Franche (SAZOF). Il constitue un excellent outil de formation du personnel ; un guide de référence pour l'amélioration de son efficacité et un moyen de responsabiliser le personnel. Ce document représente, également, le gage des gestionnaires de la SAZOF vis-à-vis de la Direction Générale et du Conseil d’Administration, en ce qui concerne l'assurance que les biens et services acquis sur les fonds mis à disposition l'ont été régulièrement, et ont bien été affectés.
Le document de onze (11) modules traitant de l'organisation et des procédures administratives, comptables et financières nécessaires à la mise en œuvre des activités de la SAZOF rédigé entièrement par le Cabinet AEC et soumis à l’appréciation des différents acteurs de la SAZOF a été passé aux peignes fins. Les participants ont apporté chacun leurs apports en vue d’une meilleure compréhension et la validation du document final. Cet exercice a permis à l’équipe de la SAZOF de s’approprier le document pour une utilisation efficace et efficiente.
Après une introduction qui rappelle les principales étapes qui ont conduit à la conception et à la mise en œuvre du document, le Manager du Cabinet AEC, Eudes BIRREGAH a souligné les premières actions mises en œuvre dans le cadre du projet d’appui de ce manuel de procédures. Le présent manuel est applicable à l’ensemble des activités administratives financières et comptables de la SAZOF.
Cela a pour but de soulever un certain nombre de problématiques qui ont fait l’objet d’approfondissement pendant l’atelier. Par la suite, les éléments principaux du manuel de procédures de la SAZOF ont été présentés notamment le cadre institutionnel : les organes de gestion de la SAZOF ainsi que leurs rôles, fonctions, composition et fonctionnement ; les modalités de fonctionnement de la réserve physique : constitution (procédures d’achat, transport, réception, contrôles de qualité, suivi des stocks, etc.) ; gestion (contrats avec les sociétés nationales de stockage, rotation technique, assurance, etc.).
Il s’est agi en 48heures de présenter le manuel dans son ensemble objet dudit atelier aux acteurs de la SAZOF. L’objectif poursuivi est de permettre aux différents acteurs et partenaires de mieux connaitre l’organisation, les attributions et le fonctionnement de la direction générale, de mieux connaitre l’organisation et le fonctionnement de la SAZOF, de situer les différents acteurs sur leurs rôles et attributions dans la gestion des activités de la SAZOF, de situer les responsabilités en cas de conflit de compétence.
L’objectif général visé par l’atelier est de présenter et de discuter les procédures pour le bon fonctionnement de la SAZOF. Les objectifs spécifiques sont de présenter les résultats de la capitalisation de l’étude de faisabilité et des autres études lors de l’élaboration dudit manuel, analyser en détail les différents procédures contenus dans le manuel, recueillir les observations, suggestions et commentaires des participants afin de les prendre en compte dans l’élaboration de la version finale du manuel.
La Société d’Administration de la Franche Togolaise (SAZOF) a pour mission de promouvoir le Togo comme destination de premier choix de l'investisseur, de rechercher et identifier des investisseurs pour créer des entreprises, d’étudier et évaluer des projets d'investissement et octroyer des agréments enfin assister les entreprises dans l'accomplissement de leurs différentes tâches à travers son guichet unique.
Le Cabinet AEC est le seul Cabinet d’Audit et d’Expertise Comptable certifié ISO 9001 version 2015, a reçu le Prix d’OR de l’Excellence et de la Qualité décerné par BID en France, la Palme d’OR du Meilleur Cabinet le plus dynamique et le plus innovante du secteur de l’Audit au Togo en 2017, la Palme d’OR du Meilleur Cabinet le plus dynamique et le plus innovante du secteur de l’Audit au Togo en Mars 2019, le Prix Excellence de la Qualité du Togo en 2017, le Prix de la Qualité de l’UEMOA en 2017 et le Prix Qualité de la CEDEAO en 2017.
Il a reçu au total 14 distinctions honorifiques de par le monde. Le Cabinet AEC a pour mission entre autre d’Audit et de Commissariat aux Comptes, mission de privatisation, examen de procédures, évaluation des immobilisations, étude socio-économique, étude de faisabilité, expertise pour le tribunal, Conseil en fiscalité, assistance comptable, assistance juridique, gestion des Ressources Humaines, Stratégie Marketing, étude de tarification, services économiques et financiers, Etude statistique, conception du système de gestion, gestion et développement des coopératives, services techniques et étude stratégiques, Audit financier, Gestion de la production, Conseil en organisation. AEC forme également des étudiants en stage pratique en Comptabilité des Entreprises et en Audit Comptable et Financier.
LE CHARGE DES RELATIONS-PUBLIQUES DU CABINET AEC
